会社設立について調べ始めると、定款や登記申請書、就任承諾書など、さまざまな書類が出てきます。「結局、自分は何を用意すればいいのか」と迷う人もいるでしょう。
会社設立に必要な書類は、株式会社と合同会社で異なります。また、役員構成や定款の内容、登記の申請方法によって、追加の書類が必要になる場合もあります。
この記事では、会社設立に必要な書類を一覧で整理したうえで、それぞれの役割や作成方法、法務局への提出方法まで解説します。設立後に税務署や年金事務所などへ提出する書類も紹介するので、会社設立の準備にお役立てください。
会社設立で必要な書類一覧
会社設立では、法務局へ設立登記を申請するために、設立登記申請書や資本金の払込みを証明する書面など、複数の書類をそろえる必要があります。
ただし、株式会社と合同会社では必要書類が異なり、役員構成や申請方法によって追加の書類が必要になることもあります。まずは、主な必要書類を一覧で確認しておきましょう。
| 必要書類 | 株式会社 | 合同会社 | 主な作成者・取得者 | 概要 |
| 設立登記申請書 | ○ | ○ | 代表者・代理人 | 法務局へ会社の設立登記を申請する書類 |
| 登録免許税納付用台紙 | ○※ | ○※ | 申請者 | 登録免許税を収入印紙で納付する場合に使用 |
| 定款 | ○ | ○ | 発起人／社員 | 会社の基本的なルールを定めた書類。株式会社は公証人による認証が必要 |
| 登記すべき事項 | ○ | ○ | 申請者 | 商号・本店・目的・役員など登記する内容をまとめたもの |
| 設立時取締役の就任承諾書 | ○※ | ― | 設立時取締役 | 取締役への就任を承諾したことを証明する書類。定款の定めなどによって添付不要の場合あり |
| 設立時取締役の印鑑証明書 | ○※ | ― | 設立時取締役 | 本人の印鑑を証明する書類。会社の機関設計などによって必要となる人が異なる |
| 資本金の払込みを証明する書面 | ○ | ○ | 設立時代表取締役／代表社員など | 資本金・出資金が払い込まれたことを証明する書類 |
| 印鑑届書 | ○※ | ○※ | 代表者 | 会社代表者印を法務局へ届け出る書類。オンライン申請では印鑑提出は任意 |
※必要となる書類は、申請方法や会社の役員構成、定款に定めた内容などによって異なります。
会社設立そのものの手順を先に確認したい場合は、以下の記事もあわせて確認してください。
設立登記申請書
設立登記申請書は、会社を設立するために法務局へ提出する申請書です。
商号（会社名）や本店所在地、登記の事由、資本金の額、登録免許税額などを記載します。株式会社と合同会社では様式や記載事項が異なるため、設立する会社形態に合ったものを使用しましょう。
申請書の様式や記載例は法務局のWebサイトから確認・ダウンロードできます。書面だけでなく、オンラインによる登記申請も可能です。
登録免許税納付用台紙
会社の設立登記では、登録免許税を納めます。収入印紙で納付する場合に使用するのが、登録免許税納付用台紙です。登録免許税額に相当する収入印紙を台紙に貼り、登記申請書とあわせて提出します。
登録免許税の最低額は、株式会社が15万円、合同会社が6万円です。ただし、納付方法によっては収入印紙や納付用台紙を使用しません。
登録免許税の計算方法や納付方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
定款
定款は、商号や事業目的、本店所在地など、会社運営の基本的なルールを定める書類です。
定款には必ず記載しなければならない「絶対的記載事項」があり、不足すると定款として効力を持ちません。
株式会社と合同会社では、定款の扱いにも違いがあります。
- 株式会社：原則として公証人による定款認証が必要
- 合同会社：定款認証は不要
定款は紙でも電子データでも作成できます。紙の定款には原則4万円の印紙税がかかりますが、電子定款なら印紙税はかかりません。
登記すべき事項
登記すべき事項とは、会社の情報として登記簿に記録する内容のことです。
主な内容には、商号、本店所在地、事業目的、資本金、役員などがあります。株式会社と合同会社では登記事項が異なるため、それぞれに必要な内容を確認して準備します。
提出方法も申請方法によって異なり、申請書への記載やオンラインでの提出などが可能です。
設立時取締役の就任承諾書
就任承諾書は、設立時取締役に選ばれた人が、その役職への就任を承諾したことを証明する書類です。
株式会社の設立登記で使用し、一般的には就任を承諾する旨や氏名などを記載します。ただし、定款の記載内容などによって就任承諾書の添付が不要になるケースもあります。
設立時取締役の印鑑証明書
株式会社の設立では、役員本人の印鑑証明書が必要になることがあります。
誰の印鑑証明書を添付するかは、取締役会を設置するかどうかなど、会社の機関設計によって異なります。必要な人と部数を確認して取得しておきましょう。
資本金の払込みを証明する書面
設立登記では、定めた資本金が実際に払い込まれたことを証明する必要があります。
一般的には払込みを証明する書面を作成し、通帳の表紙・口座名義が確認できるページ・入金を確認できるページの写しなどを添付します。
インターネットバンキングの場合は、金融機関名や口座名義、払込金額など、必要な情報が確認できる画面を印刷したものでも対応可能です。
印鑑届書
印鑑届書は、会社の代表者印（会社実印）を法務局へ届け出るための書類です。会社名や代表者の資格・氏名などを記載し、登録する会社の実印を押印します。
書面で登記申請する場合は原則として印鑑の提出が必要です。一方、オンライン申請では、印鑑の提出は任意です。提出する場合は、印鑑届出書をPDF化して電子署名を付与します。
会社設立で状況によって必要になる書類
役員の構成や定款の内容、誰が登記を申請するかによって、追加で必要となる書類があります。代表的なものが、発起人の決定書、監査役の就任承諾書、委任状です。
発起人の決定書
発起人の決定書は、発起人が会社設立に必要な事項を決めたことを証明する書類です。
例えば、定款で本店所在地を最小行政区画までしか定めておらず、具体的な住所を発起人が別途決定したときなどに作成します。
発起人が複数いる場合は、発起人会議事録などの名称で作成することもあります。
監査役の就任承諾書
監査役を設置する株式会社では、設立時監査役の就任承諾書が必要になることがあります。設立時監査役に選任された人が、監査役への就任を承諾したことを証明するための書類です。
取締役の就任承諾書と同じように、就任を承諾する旨や氏名などを記載します。
委任状
会社の代表者本人ではなく、代理人が設立登記を申請する場合は委任状を用意します。
司法書士へ会社設立登記を依頼するときは、登記申請に関する権限を司法書士へ委任したことを示すために委任状が必要です。
会社設立の書類作成や登記を自分で行うのが難しい場合は、司法書士へ依頼する方法もあります。司法書士に依頼できる業務や費用については、以下の記事で詳しく解説しています。
会社設立に必要な書類のまとめ方・綴じ方
必要書類がそろったら、法務局へ提出できる形にまとめます。書面で申請する場合、登記申請書、登録免許税納付用台紙、添付書類の順に整理します。
登記申請書と登録免許税納付用台紙をホチキスで綴じる場合は、見開き部分に契印をします。一方、印鑑届書など、綴じずに提出する書類もあります。
必要書類やまとめ方は、会社形態や機関設計、申請内容によって異なります。提出前に法務局の記載例を確認し、書類の不足や綴じ方に誤りがないかチェックしておきましょう。
会社設立に必要な書類はどう提出する？
会社設立の登記書類は、本店所在地を管轄する法務局へ提出します。主な提出方法は、窓口・郵送・オンライン申請の3つです。
法務局窓口
必要書類を本店所在地を管轄する法務局へ直接持参する方法です。
窓口へ持参するため、郵送の時間がかからない点がメリットです。ただし、書類に不備があった場合、その場で必ず修正できるとは限りません。提出前に必要書類や記載内容を確認しておきましょう。
郵送
会社設立の登記書類は、郵送でも提出できます。法務局へ足を運ぶ必要がないため、窓口へ行く時間を確保しにくい人にも利用しやすい方法です。
郵送する際は、本店所在地を管轄する法務局を確認したうえで、追跡できる方法で送ると安心です。また、郵送では法務局への到着日が登記申請日となるため、設立日を決めている場合は余裕を持って準備しましょう。
オンライン申請
法務省の登記・供託オンライン申請システムを利用して、インターネット上で登記を申請する方法です。
法務局へ出向かずに手続きを進められる一方、申請用ソフトの準備や電子署名など、オンライン申請に必要な環境を整える必要があります。
会社設立後に必要な届出書類
設立後は、税務署や自治体、年金事務所などへの届出を進めます。
主な手続きと書類は以下のとおりです。
| 手続き | 提出先 | 主な書類 |
| 税務関係 | 税務署 | 法人設立届出書、青色申告の承認申請書など |
| 地方税関係 | 都道府県税事務所・市区町村 | 法人設立・設置届出書など |
| 社会保険 | 年金事務所 | 健康保険・厚生年金保険新規適用届など |
| 労働保険 | 労働基準監督署 | 労働保険関係成立届など |
| 雇用保険 | ハローワーク | 雇用保険適用事業所設置届など |
必要な届出は、従業員の有無や会社の状況によって異なります。また、書類ごとに提出期限が定められているため、設立登記とあわせてスケジュールを整理しておきましょう。
会社設立後に必要な手続きについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
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会社設立では、定款や登記申請書をはじめ、多くの書類を準備します。必要な書類は会社形態や役員構成によって変わるため、「自分の場合は何が必要なのか分からない」と迷うこともあるでしょう。
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まとめ
会社設立には、設立登記申請書や定款、就任承諾書、資本金の払込みを証明する書面など、複数の書類が必要です。株式会社と合同会社では必要書類が異なり、役員構成や定款の内容によって追加書類が必要になることもあります。
まずは自社に必要な書類を整理し、記載内容や提出方法を確認したうえで準備を進めましょう。設立登記後には、税務署や自治体、年金事務所などへの届出も必要です。
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